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Mise en œuvre & Paramétrage forfaitaire de LABO REPORT

Mise en œuvre forfaitaire, collecteur compris

PRÉAMBULE

LABO REPORT est composé d’un module de collecte automatisée périodique, qui assure l’extraction régulière des seules données utiles à la production des tableaux de bord et rapports d’activités. Les extractions de données sont réalisées automatiquement sur la base de données de votre Système de Gestion de Laboratoire ou toute autre base répliquée (Infocentre). Elles sont programmées selon vos besoins (fraicheur des données) et  en accord avec les contraintes du service informatique, en générale à des périodes de faible activité.

Les données collectées sont importées dans un entrepôt de données, partie intégrante de notre solution, qui assure la consolidation, le stockage, les calculs et la mise à disposition des données consolidées. L’interface Web assure quant à elle la présentation de vos données structurées et formatées pour aider au pilotage de l’activité du laboratoire et préparer les données attendues par les organismes de tutelle (FICHSUP, SAE, ARS, Base d’Angers).

Vous n’avez donc pas de requête à lancer manuellement, ni de consolidation à réaliser, tous les tableaux, rapports et listes sont pré formatés et mis à disposition dans l’interface Web de présentation.

Tous les tableaux présentés peuvent être exportés et imprimés, toutes les listes peuvent être exportées vers Excel et les tableaux FICHSUP peuvent être exportés au format attendu par l’application FICHSUP pour importation directe dans celle-ci afin d’éviter une saisie manuelle.

ÉTAPES DE MISE EN ŒUVRE

Le logiciel LABO REPORT et ses différents modules vous sont fournis sous la forme d'une machine virtuelle destinée à être installée sur une infrastructure virtuelle adaptée aux infrastructures habituelles des établissements de santé afin de ne pas impliquer d’acquisition matérielle ou logicielle supplémentaire.

Les caractéristiques de la machine virtuelle sont les suivantes :

  • 4 Go de RAM

  • 2 CPU

  • 100 Go de disque


Lors de la réunion de lancement du projet, nous transmettons à vos équipes techniques les prérequis et documentations techniques pour télécharger et déployer la machine virtuelle (charge d'environ 1/2 h pour votre équipe informatique)


L’installation de la solution sur votre infrastructure est programmée conjointement avec vos équipes informatiques dès que les prérequis sont validés et un accès distant sécurisé est demandé à votre DSI de façon à nous permettre d’adapter le collecteur de données aux spécificités de votre SIL et de réaliser les paramétrages propres à votre établissement.


Les utilisateurs n’ont aucun paramétrage à effectuer toutefois, afin de pallier à l’absence de certaines informations dans les SIL, un fichier de type Excel inventoriant les correspondants (services prescripteurs) et précisant leur type (de l’établissement pour patients hospitalisés, de l’établissement pour patients en consultations externes, extérieurs à l’établissement pour patients hospitalisés, extérieurs à l’établissement pour patients non hospitalisés, clinique privée, médecin de ville, laboratoire privé, médecine du travail, EFS, …), leur identifiant unique et permanent dans le SIL, ainsi que le FINESS juridique pour les établissements publics et géographique pour les établissements privés, devra être complété pour finaliser l’installation de LABO REPORT.


Une fois la solution en place, la connexion à LABO REPORT se fait via n’importe quel navigateur web du marché et peut être restreinte à des connexions internes au réseau de votre établissement ou ouverte depuis l’extérieur, cette décision est prise conjointement avec votre service informatique lors de la mise en œuvre.


Par ailleurs, une sécurisation peut être ajoutée lors de la connexion avec saisie obligatoire d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe pour restreindre l’accès aux seuls utilisateurs autorisés mais nous rappelons que LABO REPORT ne présente actuellement que des données d’activité consolidées et ne traite pas de données à caractère personnel.

Maintenance & Support LABO REPORT

MISE EN ŒUVRE FORFAITAIRE DE LABO REPORT

Notre solution est construite sur des éléments propriétaires développés en interne, associés à des éléments Open Source dont nous assurons l’intégration, la mise en place et la maintenance aussi bien corrective qu’évolutive.
La mise en œuvre forfaitaire de LABO REPORT par nos équipes, inclut le paramétrage, l’adaptation et le développement du collecteur adapté à votre SIL ainsi que le pilotage du projet et la participation aux opérations de recette et qualification.

 

L’ensemble de la solution, collecteur compris, bénéficie d’une maintenance impliquant le paiement d'une redevance annuelle.
 

MAINTENANCE DE LABO REPORT

La maintenance corrective et évolutive de l’ensemble des composants LABO REPORT dont correction des éventuels bugs

La fourniture des mises à jour,

Le maintien à jour des nomenclatures de référence utilisées (NABM, RIHN, LC) et des tableaux selon les modifications souhaitées par les organismes de tutelle (après leur publication officielle),

Le maintien en condition opérationnelle du collecteur en fonction de potentielles évolutions du schéma de la base de données de votre SGL (sous un mois maximum après transmission des évolutions – nous vous recommandons à cet effet de demander à votre éditeur de vous prévenir à l’avance en cas de modification du schéma de la base de données de votre SGL, de vous spécifier précisément les évolutions qui vont être réalisées et de nous les transmettre au plus vite et avant mise en production des changements de telle sorte que nous ayons eu le temps de modifier le collecteur avant la mise en production),

L’assistance technique dont les modalités sont décrites ci-après.

SUPPORT TECHNIQUE

Nous garantissons à nos clients la disponibilité, la qualité et la réactivité de notre Pôle Support qui met à votre disposition les outils et moyens de contact suivants :

 

  • Un outil de gestion d'incidents vous permet de rapporter en ligne les anomalies rencontrées et de suivre en toute transparence l'évolution de leur résolution, chaque bug étant analysé, assigné et faisant l'objet d'un plan de résolution rapide 

  • Un espace documentaire pour consulter les dernières versions des documentations des produits

  • Un espace de téléchargement pour récupérer les correctifs logiciels et des modules complémentaires disponibles

 
Vous pouvez aussi contacter notre support technique :

  • Par email : support@bvassociates.fr Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir - Les anomalies remontées sont assignées immédiatement à un responsable technique et intégrées à notre gestion des incidents

  • Par téléphone : 01-30-48-01-21 : Vous pourrez être mis en relation avec un responsable technique du lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 et de 14h00 à 18h00

 

Notre Support s'engage pour satisfaire aux exigences de nos clients et utilisateurs en matière de disponibilité optimale des Systèmes d'Information, récupération rapide en cas de panne, stratégie pour éviter tout arrêt d'exploitation.

Les engagements de support suivants sont en général pris en compte mais sachez que nous mettons tout en œuvre pour vous assurer des délais de résolution plus rapides, selon les habitudes qui sont les nôtres et que nos clients pourront vous confirmer :

  • La prise de main à distance en cas de dysfonctionnement,

  • L’assistance téléphonique, sachant qu’un contact avec un expert sera établi par téléphone au bout de 5 heures ouvrées maximum. Le délai d’intervention à distance sera au maximum de 6 h ouvrées pour un système bloqué et de 48h pour un fonctionnement dégradé. Dans ces deux cas c’est l’enregistrement de l’appel et la délivrance d’un numéro de ticket qui marque le début du calcul du délai d’intervention,

  • Les accès en télémaintenance seront réalisés dans le cadre de la procédure standard fixée conjointement avec l’établissement (délivrance d’un identifiant, d’un mot de passe et d’une URL d’accès par le service informatique).

Formation

Datadocké et centre de formation agréé

BV Associates, éditeur de LABO REPORT, est un centre de formation agréé sous le numéro : 11 78 03768 78
 

LABO REPORT est un outil volontairement simple, intuitif et ergonomique, la formation qui dure environ une heure est une simple prise en mains décrivant les concepts, le vocabulaire et les spécificités d'adaptation à votre organisation interne.

La formation à LABO REPORT de l'ensemble du personnel du laboratoire comme de tout utilisateur potentiel (DIM, Finances, Contrôle de gestion) est réalisée à l'issue de la mise en œuvre dans le cadre du forfait d'installation et paramétrage.